Die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation

Seit jeher gab es die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung), diese waren in einzelnen Gesetzen (HGB, AO) und in der Rechtsprechung zu finden. Im Jahr 1995 hat die Finanzverwaltung dann erstmals den Erlass GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) veröffentlicht. Schon hier wurde gefordert, dass für jedes DV-gestützte Buchhaltungssystem eine Dokumentation (Verfahrensdokumentation) zu erstellen ist.

Im Jahr 2001 hat die Finanzverwaltung als nächste Anforderung den Erlass für die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) veröffentlicht. Hierbei geht es im Wesentlichen um die Aufbewahrungs- und Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Im Jahr 2014 kam dann  mit Wirkung zum 01.01.2015 zu den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). In diesem Erlass sind nun die GoB, die GoBS und die GDPdU zusammengefasst.

Wesentlicher Bestandteil ist die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation, die das Nachvollziehen und Nachprüfen von Unterlagen und Verfahren (Prozessen) beschreiben und ermöglichen soll. Dieses gilt nicht nur für elektronische Kassen(systeme), sondern für das gesamte Rechnungswesen.
In der Erstellung dieser Dokumentation liegt auch eine Chance, die Buchhaltungsprozesse zu überprüfen und zu verbessern.